Überall auf der Welt rückt die Optimierung von Arbeitsprozessen immer mehr in den Fokus. Auch wir bei Lean Ocean haben das Ziel, uns und unseren Workflow ständig zu optimieren. Auf der Suche nach Techniken sind wir auf das Atlassian Team Playbook gestoßen.
WAS IST DAS ATLASSIAN TEAM PLAYBOOK?
Wie der Name schon sagt, wurde das Playbook von dem Softwareentwickler Atlassian entwickelt, welcher auch für Produkte wie Jira, Confluence oder Bitbucket bekannt ist.
Hier findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen, mit denen du den Zustand deines Team beurteilen kannst und lernst neue Plays kennen, die euch helfen, die Produktivität und das Teamgefühl zu steigern!
WIE KANN DIR DAS PLAYBOOK HELFEN?
Wir leben in einer schnellen Welt, in der sich die eigenen Aufgabenbereiche ständig ändern. Hier ist vor allem eine transparente Kommunikation und Feedback im Team extrem wichtig.
Die Plays bieten die Möglichkeit, gelöst vom Alltagsstress über aktuelle Probleme und neue Ideen zu sprechen. Möglicherweise siehst du ein Problem komplett anders, als manch andere*r Mitarbeiter*in. Das direkte Ansprechen solcher Dinge hilft, gemeinsam eine Lösung zu finden.
WIE KANNST DU ANFANGEN?
Zum Start ist der Gesundheitscheck die perfekte Möglichkeit, einen ehrlichen Blick auf euer Team zu werfen. Anhand von acht Eigenschaften eines funktionierenden Teams bewertet ihr euren aktuellen Entwicklungsstand und findet heraus, was ihr schon richtig gut macht und in welchen Bereichen ihr noch Verbesserungspotenzial habt. Im Anschluss bekommt ihr eine Liste mit möglichen Team Plays, welche für euch in Frage kommen könnten.
WORAUF SOLLTEST DU ACHTEN?
Es ist elementar wichtig, dass ihr bei den Team Plays ehrlich seid – das gilt auch für den Gesundheitscheck. Nur wer es schafft, seine Fehler und Probleme sachlich und ehrlich zu analysieren, findet dazu auch schnell eine passende Lösung. Das hierfür notwendige Betriebsklima, die Freiheit eines jeden Angestellten Probleme ohne Angst vor Repressionen ansprechen zu können, sind hierfür elementar. Dieses Gefühl der Sicherheit muss von den Vorgesetzten und allen möglichen “Higher-Ups” kommuniziert und gelebt werden. Des Weiteren solltet ihr die Kritik eurer Kolleg*innen nicht als persönlichen Angriff wahrnehmen. Die Äußerungen sind aller Wahrscheinlichkeit nach positiv gemeint und dienen dem Ziel, ein möglichst gutes Arbeitsklima zu schaffen sowie jeden anzuhalten, hierzu seinen Beitrag zu leisten. Schau dir die Kritikpunkte an und überlege, wie du dich in den Themenbereichen verbessern kannst.
DIESE PLAYS NUTZEN WIR!
Nun wollen wir aber auch mal einen Blick darauf werfen, welche Plays wir innerhalb unseres Teams nutzen und welche Vorteile wir darin sehen. Als Beispiel haben wir die zwei Plays genommen, die unseren Alltag wohl am meisten und schon am längsten prägen.
DIE RETROSPEKTIVE
Dauer: 90 Minuten
Die Retro ist seit Gründung der Lean Ocean Software GmbH ein wichtiger Baustein in unserem Unternehmen – genau genommen sogar seit weit davor, als wir noch Longneck Software hießen. Alle sechs Wochen trifft sich das Team im Meetingraum. Anfangs stellen wir uns zwei Fragen: Auf einer Skala von 1 bis 10:
Wie zufrieden bist du mit deiner eigenen Leistung?
Wie zufrieden bist du mit der Leistung des Teams?
Jeder Teilnehmer gibt offen und ehrlich seine Bewertung ab und erklärt, wieso er die Situation zur Zeit so einschätzt. Daraufhin evaluiert jeder einzelne, was sich verbessern müsste, damit die Bewertung der Leistung bei der nächsten Retrospektive besser ausfallen würde.
Da bei sich wiederholenden Meetings das Risiko besteht, dass Menüpunkte nur noch oberflächlich abgehandelt werden, ist es wichtig, Variationen einzubringen. Wir ändern regelmäßig die Fragen, damit man als Mitarbeiter immer wieder gefordert ist, sich neue Gedanken über die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu machen.
Anschließend hat jeder zehn Minuten Zeit, um möglichst viele sinnvolle Notizen auf Post-Its zu folgenden Fragen zu festzuhalten:
Worüber sollten wir diskutieren?
Was habe ich in der letzten Zeit gelernt?
Was sind unsere Challenges in der nächsten Zeit?
Womit sollten wir anfangen?
(Hier wäre ein Beispiel mehr über Slack zu kommunizieren, anstatt durch den Raum zu rufen, um die anderen nicht von ihren Aufgaben abzulenken)
Keine Sorge, anfangs fallen einem möglicherweise nicht so viele Ideen zu den verschiedenen Fragen ein, aber mit der Zeit kommt das ganz voll alleine.
Anschließend stellt jeder seine Notizen vor.
Daraufhin versuchen wir, die Notizen in Clustern themenmäßig anzuordnen: Welche Punkte berühren dieselben Gebiete (Beispielsweise Refactoring, Projekt-Akquise oder HR)? Für die wichtigsten Cluster suchen wir nach actionable Items, welche in der nächsten Zeit umgesetzt werden können. Wenn man die Projektakquise verbessern und das eigene Netzwerk erweitern will, wäre das Besuchen von Networking-Veranstaltung eine mögliche Aufgabe. Jedem wichtigen Cluster wird eine Person zugewiesen, welche für die Umsetzung dieser Aufgaben zuständig ist. Letztlich evaluieren wir nur noch die Items aus den vorherigen Retrospektiven. Es wichtig, alle Aufgaben noch einmal durchzugehen, direkt anzusprechen und zu überlegen, wie auch ältere Items abgeschlossen werden können – denn hier besteht das höchste Risiko, dass sie vergessen werden und am Ende einfach nur noch rumliegen.
Eine Retrospektive bietet sich übrigens auch optimal für einzelne Projektteams an. Nach einem Projektabschluss kann man zurückblicken und evaluieren, was man sich beispielsweise für das nächste Projekt wünscht.
STAND-UPS
Dauer: 10 Minuten
Jeden Morgen trifft sich das Team um 9 Uhr zum täglichen Stand-up. Hier gibt jeder ein kurzes Update dazu, was er seit dem letzten Stand-up geschafft hat und was das größte Ticket/Epic ist, an dem sie/er gerade arbeitet. Ist man möglicherweise von anderen Tickets geblockt, wo sieht man heute bzw. diese Woche Probleme? Für die Problemlösung sucht man sich einen Helfer und macht einen Termin aus, wann man das Thema besprechen kann. Außerdem besprechen wir gemeinsam, welche Tickets gereviewed werden müssen und wer möglicherweise noch freie Kapazität hat, um noch unassignte Tickets zu übernehmen. Abschließend gibt unser Geschäftsführer Stephan normalerweise noch ein Update aus dem Kundenbereich: neue Kontakte, sich verändernde Projekte & Workshops!
Das ist nur ein Auszug der Plays, die wir nutzen, um unsere Arbeitsprozesse zu optimieren. Abschließend kann man sagen, dass uns das Team Playbook von Atlassian von großer Hilfe ist, wenn wir unseren Workflow stetig verbessern wollen. Und wer weiß, vielleicht können sie ja auch deinem Team helfen. Wir bei Lean Ocean haben übrigens auch ein Konzept des Wissensaustauschs ausgearbeitet: Die Lean Ocean Talks. Unser Projektmanager Maxime hat dazu ebenfalls einen Artikel in unserem Blog geschrieben, sehr lesenswert!
