Getting Things Done

Getting Things Done

Schon vor der Coronakrise war gutes Zeit- und Organisationsmanagement im Alltag ein wichtiges Thema. Jetzt, wo viele von uns im Homeoffice arbeiten, ist es umso wichtiger, den Überblick über die eigenen Aufgaben zu behalten.

Getting Things Done ist eine Methode von David Allen für persönliche Produktivität. Die Technik unterstützt bei der Erfassung und Bewertung von Aufgaben und sorgt dafür, dass man einen freien Kopf für die Umsetzung hat.

Insbesondere unser Geschäftsführer Olli verwendet die Methode gerne, hat sie in einem Lean Ocean Talk vorgestellt und so einige von uns angesteckt. Darum wollen wir euch heute einmal die Grundlagen der Technik erklären, vielleicht hilft sie euch auch in eurem Alltag.

FÜNF PRINZIPIEN

Getting Things Done beruht auf fünf Prinzipien, die helfen Aufgaben organisiert zu erledigen.

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1. Sammeln

Zunächst sammelst du einfach alle Aufgaben, die auf dich einströmen, an möglichst wenigen spezifischen Orten.

2. Verarbeiten

Diese Sachen gehst du regelmäßig durch und entscheidest, ob du etwas damit tun willst oder nicht. Tätigkeiten, die zeitnah erledigt werden müssen, schreibst du so auf, dass du nicht nochmal nachdenken oder Informationen einholen musst, bevor du anfangen kannst. Dadurch verhinderst du doppelte Arbeit.

3. Organisieren

Alle Aufgaben, die du erledigen willst, solltest du an einem vertrauenswürdigen Ort aufbewahren. Und nein – dieser Ort ist nicht dein eigener Kopf. Halte deine Aufgaben schriftlich fest, dadurch übersiehst du nichts und hast die Gedanken frei, wenn du dich auf eine der Aufgaben konzentrierst. Das hat außerdem den Vorteil, das andere im Notfall deine Aufgaben leichter übernehmen können.

Aufgaben, bei denen du auf Feedback von anderen wartest, solltest du auch festhalten, damit nichts verloren geht. Wie genau ihr alle diese Aufgaben festhaltet, erklären wir euch gleich im nächsten Abschnitt.

4. Durchsehen

Es ist wichtig, dass du dein Ordnungssystem regelmäßig durchgehst. Du musst sicherstellen, dass alles aktuell und gepflegt ist – nur so kannst du dich immer darauf verlassen.

5. Erledigen

Und jetzt kannst du dich an das Erledigen deiner Aufgaben machen. Du entscheidest aufgrund deines Kontextes, der verfügbaren Zeit, deiner Energie und – nicht zuletzt – der Priorität der Aufgaben, welche du als nächstes erledigst.

LISTEN, LISTEN, LISTEN

Die GTD-Methode schlägt auch vor, wie man seine Aufgaben am besten organisieren sollte. Es werden vier Arten von Aufgabenlisten angelegt:

Aktionslisten: Diese Listen sind für einfache Aufgaben, die du mit einer Aktion erledigen kannst.

Projektlisten: Dort kommen Aufgaben rein, die nicht mit einer Aktion abgeschlossen werden, sondern aus mehreren Schritten bestehen.

Kalender: Überraschung – Ein Kalender. Hier kannst du deine Aufgaben und Termine zeitlich planen.

Warte-auf-Liste: Hier kommen Aufgaben rein bei denen du nur überprüfst. Das ist besonders wichtig für Manager.

OLLI STYLE

Wie schon erwähnt benutzt bei uns Olli diese Methode ganz besonders gerne. Darum wollen wir euch noch kurz vorstellen, wie er die Technik für sich adaptiert hat und welche Teile für ihn am wichtigsten sind.

Bei Olli werden alle Rohdaten erstmal in einem Texteditor gesammelt. Darunter sind neue Aufgaben, aber auch einfach mal wichtige Gedanken, Meeting-Notizen und Informationen, die zwischen Tür und Angel kurz weitergegeben wurden.

Diese Daten werden dann bei Gelegenheit durchgegangen. Erst einmal wird alles, was weniger als fünf Minuten dauert sofort erledigt. Dann werden alle wichtigen Notizen sicher abgelegt, beispielsweise in Confluence. Die Aufgaben werden in das Ticketsystem Jira eingepflegt. Besonders wichtig ist, dass nur konkrete Aufgaben in Jira festgehalten werden. Wenn etwas noch nicht klar genug ist, wird erst noch Rücksprache gehalten.

Immer, wenn eine Aufgabe erledigt ist, verarbeitet Olli zunächst einmal das Ergebnis der Aufgabe. Je nach Aufgabe wird also eine Person informiert, Notizen werden abgelegt oder eine Folgeaufgabe wird erstellt.

Danach ist wieder Zeit die gesammelten Aufgaben in Listen einzuordnen und zu konkreten Actionables umzuformulieren. Jetzt können die Listen auch durchgesehen werden, ob alles noch aktuell ist.

Und dann geht es weiter mit der nächsten Aufgabe. Das wichtigste an Getting Things Done ist: Wenn eine Aufgabe begonnen wird, dann liegt der Fokus nur auf dieser Aufgabe. Es wird nicht mehr über Planung nachgedacht – muss man auch gar nicht, es ist alles organisiert. So kann man sich voll und ganz in den Tunnel begeben und erst, wenn man wieder herauskommt, ist es wieder Zeit zu organisieren und zu verarbeiten.

NOCH MEHR INFOS

Wir hoffen, dir hat dieser kleine Einblick in Getting Things Done gefallen. Viele weitere Informationen und Lernmaterialien zur Methode findest du auf der offiziellen Website: https://gettingthingsdone.com/

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