5 Tools, mit denen firmenübergreifende Projekte richtig gut laufen

Wen muss ich jetzt ansprechen? Wie erreiche ich diese Person? Wie ist der Stand von dieser Aufgabe?

Das sind typische Fragen und Probleme, die bei der Arbeit in firmenübergreifenden Teams häufig aufkommen. Oft weißt du nicht genau, welche Mitarbeiter*innen du bezüglich deiner Frage ansprechen kannst. Oder es dauert ewig, bis du deine Antwort per E-Mail bekommst.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du zum Star in deinem Team werden kannst. Mit ein paar guten Tools, sparst du dir und deinem Team viel Zeit und vor allem Nerven.

Schnelle Kommunikation mit Slack

Kurze Kommunikationswege sind besonders wichtig. Du willst nicht das Problem haben, dass du Person A nur per E-Mail, Person B per Telefon und Person C per Teams erreichst. Deshalb ist es unverzichtbar, dass ihr in eurem Team einen einheitlichen Kommunikationsweg habt. Wir verwenden am liebsten Slack.

Slack ist ein großartiges Kommunikationstool. Für dein Team kannst du ganz einfach einen neuen Workspace erstellen, in dem ihr kommunizieren könnt. So habt ihr einen einheitlichen Kanal und müsst euch nicht durch einen Dschungel an Tools hangeln.

Neben den standardmäßigen Direct Messages bietet Slack auch die Funktion, für jedes Thema einen eigenen Channel zu bauen.

So könnt ihr in verschiedenen Kanälen, wie “Announcements” oder “Projektmanagement” euch optimal zu den einzelnen Themen unterhalten, ohne dass die Übersichtlichkeit verloren geht, wie du das vielleicht aus langen E-Mail-Threads kennst.

Ein kleiner Einblick in einen unserer Slack-Channels

Slack zeichnet sich außerdem durch eine Auswahl an Integrationen verschiedenster Tools aus. So könnt ihr zum Beispiel in Sekundenschnelle ein Google Hangouts-Meeting erstellen oder den Status eurer Jira-Tickets direkt in Slack bearbeiten.

Als spaßige Unterstützung bieten euch Slackmoji eine Reihe an Emojis, die ihr bei eurem Slack-Space einbinden könnt.

Jira Shared Boards

Für das operative Projektmanagement bietet sich an, ein eigenes Jira-Board für das gemeinsame Projekt zu erstellen. Hier können die Teammitglieder des anderen Unternehmens einfach per Mail eingeladen werden. In Jira können Aufgaben in Ticketform erstellt werden. Die Nutzer können sich zu Tickets austauschen, Fragen in den Kommentaren klären und den Fortschritt updaten.

Die Mitarbeiter*innen profitieren davon, sich schnell Informationen zum Status von Aufgaben einholen zu können. Zusätzlich kann dir das Board eine bessere Übersicht über das Gesamtprojekts geben. Besonders agile Arbeitsweisen profitieren von solchen Jira-Boards.

 

Ein Beispiel für den Aufbau eines Jira-Boards

Regelmäßige gemeinsame Meetings

Es wirkt vielleicht offensichtlich, aber bei vielen Projekten gehen die regelmäßigen Meetings unter oder werden als nicht so wichtig erachtet.

Aber um Informationsasymmetrien abzubauen sind regelmäßige gemeinsame Meetings unverzichtbar. In einem täglichen oder wöchentlichen Standup spricht jede Person darüber, welche Aufgaben sie am Tag angehen. Besonders das Klären von Blockern sollte in diesem Meeting im Vordergrund stehen:

Von wem brauche ich noch welche Informationen? Welche Aufgaben blocken den Fortschritt meiner Aufgaben

Hier kann ebenfalls der aktuelle Stand der Aufgaben besprochen werden. Jedes Teammitglied weiß so, was ansteht. Zusätzlich ist ein regelmäßiges Standup natürlich auch gut für euer Teamgefühl.

Confluence

Confluence ist, wie Jira, ein Produkt von Atlassian. Es kann dein zentrales Tool für Informationen sein.

Hier kannst du jegliche Dokumente sammeln, die für dich und dein Team wichtig sind: Es kann sich um die Dokumentation von Meetingnotizen oder auch technischen Konzepten für dein Projekt handeln. Des Weiteren könnt ihr auch die Roadmaps für Projekte und deren einzelne Etappenziele festhalten.

Um mehr Übersicht über Verantwortlichkeiten zu schaffen, bietet sich außerdem eine Seite mit den verantwortlichen Personen und deren Zuständigkeitsbereich an. So habt ihr direkt im Blick, wer euch bei euren Fragen weiterhelfen kann.

Zusätzlich sind “Best Practices”, Guides und How-To’s vor allem für Neuankömmlinge im Projekt von großer Hilfe. 

  • Was muss ich generell zum Projekt wissen?
  • Wo finde ich welche Ressourcen?
  • Welche Tools nutzen wir?
Unsere Confluence-Seite für neue Mitarbeiter*innen

Retrospektiven

Mit Retrospektiven könnt ihr als Team eure Prozesse und Zusammenarbeit evaluieren. Die Retrospektive bietet einen gesonderten Platz, abseits vom regulären Arbeitsstress. Ihr könnt euch in vier- bis achtwöchigen Abständen Zeit nehmen, um Themen anzusprechen, die euch schon seit längerem auf dem Herzen liegen, welche aber nicht mal schnell zwischen Tür und Angel besprochen werden können.

Falls dich das Thema der Retrospektive und andere Plays, die ihr im Team durchführen könnt, interessiert, haben wir für dich genau das richtige: Unser Blogartikel versorgt dich mit allen Informationen zum Atlassian Playbook und bietet dir sogar eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie eure erste Retrospektive aussehen kann.

Wichtig ist hierbei vor allem eins: Die Fragen und der Aufbau sind natürlich kein starres Gerüst. Das Ziel für euch als Team sollte sein, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle Teilnehmenden wohlfühlen, sodass ein hilfreicher und konstruktiver Diskurs entstehen kann.

Ein Bild aus einer unserer Retrospektiven

Fazit

Die Zusammenarbeit in Teams aus mehreren Unternehmen bietet selbstverständlich eine große Herausforderung für alle Beteiligten und viele von uns kennen auch Beispiele, wie es nicht laufen sollte. Wir können dir aus Erfahrung sagen, dass dir die in diesem Artikel vorgestellten Tools eine große Hilfe dabei sein können. Mit ihnen bringst du eine ordentliche Struktur in dein Projekt und in dein Team. Wir wünschen dir viel Erfolg.

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